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Inoltrare una mail: è lecito oppure no?

13-04-2017
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È lecito inoltrare un messaggio di posta elettronica ad un soggetto terzo? È possibile utilizzare la funzione “inoltra” che i client di posta mettono a disposizione degli utenti?

Per dare una risposta a questo quesito è necessario analizzare non tanto il meccanismo attraverso il quale si realizza l’invio (rectius l’inoltro) della mail, ma due diversi elementi della mail stessa, ossia l’indirizzo e il contenuto del messaggio.

Partiamo in primo luogo dall’indirizzo di posta elettronica.
L’indirizzo e-mail è un dato personale e, pertanto, dovrà essere trattato in conformità alle disposizioni del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

Questo significa che la comunicazione a terzi potrà avvenire solo con il consenso dell’interessato.

Nessuna possibilità, quindi, di inoltrare automaticamente il messaggio di posta elettronica a soggetti diversi utilizzando la funzione “inoltra” se il mittente non è stato informato e non ha rilasciato il proprio consenso.

Come deve comportarsi, per esempio, l’albergatore che riceva una richiesta di prenotazione per una certa tipologia di camera in un periodo in cui non ha alcuna disponibilità nella propria struttura? Può inoltrare la mail ricevuta ad una struttura diversa per cercare di soddisfare la richiesta del cliente? Può limitarsi a utilizzare la funzione inoltra in maniera automatica e senza avvertire il mittente?

La risposta, alla luce di quanto detto prima, è evidentemente negativa, non è possibile inoltrare la mail senza il preventivo consenso del mittente.

Per agire correttamente, dunque, l’albergatore ha due diverse possibilità:
• Può rispondere alla mail facendo presente di non avere alcuna disponibilità per il periodo indicato e può chiedere contestualmente l’autorizzazione per inoltrare la richiesta ad una struttura diversa.
• Può rispondere alla mail facendo presente di non avere alcuna disponibilità per il periodo indicato e può indicare il nominativo di un’altra struttura affinchè sia lo stesso cliente a contattare personalmente l’albergo.

La funzione inoltra, quindi, non può mai essere utilizzata se in via preventiva non è stato rilasciato il consenso del mittente?

In realtà ci sono casi in cui la funzione in questione può essere utilizzata senza la necessità di richiedere alcuna autorizzazione. Pensiamo, ad esempio, all’ipotesi in cui l’inoltro venga effettuato ad un soggetto che già conosce l’indirizzo mail del mittente, perché magari si tratta di colleghi di lavoro.

In questo caso il problema non è più relativo al dato personale, ma attiene al contenuto del messaggio. Dobbiamo infatti ricordare che le e-mail sono equiparate dalla giurisprudenza alla corrispondenza e, pertanto, sono vincolate dal segreto.

Questo significa che inoltrare un messaggio di posta elettronica ad un terzo può violare questo vincolo laddove il contenuto della mail sia riservato o comunque contenga informazioni personali.
Quindi massima attenzione al contenuto del messaggio.

Si può inoltrare senza problema alcuno, per esempio, il programma di un evento, di una gita, il listino prezzi di una ditta o un volantino di offerte di un negozio.
Non si potranno al contrario inoltrare messaggi che contengano informazioni personali, anche se non siano espressamente qualificate come riservate, nonché i dati sensibili del mittente (art. 4 Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196).

Pensiamo, ad esempio, alla richiesta di prenotazione dell’albergo di cui sopra nella quale si faccia riferimento alla necessità di un periodo di convalescenza (in un clima temperato come quello del luogo in cui si trova la struttura alberghiera contattata) a seguito di un intervento chirurgico (con indicazione, addirittura della tipologia di intervento).

Questa mail non solo non potrà essere inoltrata ad altra struttura senza il consenso del mittente, ma una volta acquisito il relativo consenso dovranno anche essere oscurati i relativi dati sensibili.

Avv. Federica De Stefani, Responsabile Regione Lombardia AIDR

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