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Passa per la vera formazione il sogno di una PA senza carta

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08-11-2016

Si chiama dematerializzazione. Che, in parole semplici, vuol dire addio alla carta. A rilento, però, e anche se il digitale non si può fermare, il foglio cartaceo non sparirà da un giorno all’altro.

 

Da un punto di vista legislativo, questo termine è contenuto in alcuni provvedimenti, tra cui il Codice dell’amministrazione digitale, in vigore dal gennaio 2006 (che in seguito è stato integrato da disposizioni di legge, volte a rafforzare il diritto dei cittadini a scambiare comunicazioni mediante posta elettronica con la pubblica amministrazione), la cosiddetta PA “digital first”, e la trasparenza totale, conosciuta come il Freedom of information act italiano.

 

Due snodi fondamentali per aprire una nuova epoca auspicata tra l’altro nell’articolo 1 della legge 124 del 2015, nota come la Riforma della PA, che sostiene il diritto dei cittadini ad accedere a documenti e servizi “in modalità digitale”. Chiari gli obiettivi finali di questa “rivoluzione” tecnologica: snellire i processi amministrativi, ridurre i costi operativi e razionalizzare lo scambio di informazioni, sia all’interno che all’esterno della PA. Ad esempio, un importante strumento adottato è la firma digitale, che ha consentito negli ultimi anni l’aumento dell’uso della posta elettronica certificata. 

 

Del resto, secondo il Cnipa (Centro nazionale per l’informatica nella PA), la gestione elettronica dei documenti amministrativi varrebbe oltre il 2% del Pil italiano: trasferirne almeno il 10% dalla carta ai file digitali consentirebbe un risparmio annuo di circa 3 miliardi di euro. Ovvero, tutta la documentazione su carta che la PA ha accumulato, che ogni giorno spedisce e riceve, può essere sostituita dalla sua riproduzione in digitale e conservata a lungo in un archivio elettronico, senza alcun rischio di deterioramento.

 

Partendo dal presupposto che tutte le tipologie di documenti possono essere dematerializzate eliminando così grandi quantità di carta a favore di file che occupano solo memoria virtuale e non spazio fisico. Ciò significherebbe anche impiegare minor tempo per conservare documenti e cercare dati, liberando interi uffici dedicati agli archivi, assicurandone tra l’altro un facile accesso. Ché la dematerializzazione tra l’altro consente di lavorare in maniera più rapida: gli applicativi software di gestione elettronica dei documenti permettono di accedere ai dati, elaborarli e scambiarli con maggiore velocità e trasparenza. 

 

Tuttavia, la prima motivazione per adoperarsi nella costruzione di un nuovo sistema è rappresentata dal fatto che un’amministrazione digitale è già di per se innovativa e semplificativa, e quindi non solo migliorerebbe i processi interni e la qualità dei servizi, ma riuscirebbe anche a favorire un miglior rapporto con il cittadino-utente grazie allo snellimento dei processi, all’aumento della qualità del lavoro, alla drastica riduzione degli oneri di conservazione dei documenti, al rapido reperimento delle informazioni e al potenziamento della sicurezza degli archivi. 

 

Certo, è un settore che sta crescendo ogni giorno, anche allo scopo di favorire la trasparenza, ma è un cambiamento che deve fare i conti con l’inadeguato livello di digitalizzazione del nostro paese. 

Così si ripresenta, particolarmente acuta, la sfida di un nuovo modo di intendere la PA, con la densità del lavoro svolto da ingegneri, tecnici e altri addetti che ha bisogno della vitalità dei cittadini, e viceversa. 

 

Il rapporto Desi 2016, l’indice dell’economia e della società digitale definito dalla Commissione europea e che quantifica l’utilizzo di internet e le capacità in materia di cittadini e imprese continentali, ha relegato l’Italia alle ultime posizioni della classifica: solo il 43% della popolazione possiede competenze di base, con un distacco di oltre 10 punti rispetto al valore europeo.

 

Ciò dimostra perché è necessario intervenire subito con nuovi investimenti per agevolare un percorso di sviluppo che faccia della formazione uno degli strumenti cardine per ridurre il divario esistente, soprattutto nel contesto della pubblica amministrazione. 

 

L’adozione di strumenti digitali nella PA deve essere correlata ad un’adeguata preparazione, e la formazione fino ad ora non è stato certo uno dei cavalli di battaglia dei dipendenti pubblici italiani: le cifre parlano infatti di appena mezza giornata di formazione all’anno, contro le 7-8 di francesi e inglesi. 

 

Viviamo insomma in una realtà ancorata al vecchio mondo, con una PA che ha bisogno di essere rivitalizzata nella sua funzione primaria per rappresentare nel migliore dei modi il motore del vivere sociale ed economico dei cittadini. 

 

Ecco quindi per quale motivo la strada maestra è quella della formazione, offrendo strumenti per costruire una pubblica amministrazione senza carta, rivolta a tutti, ai dipendenti pubblici, alle aziende e agli imprenditori, fino agli operatori della comunicazione e agli studenti. 

 

Consentire cioè a tutti di cambiare attraverso un percorso formativo che non sia semplicemente procedurale, ma orientato a generare l’evoluzione che da tempo auspicano gli stakeholder della PA. Con professionisti preparati per raggiungere questi obiettivi, con focus e incontri tematici e di approfondimento che vanno dai vantaggi dell’uso del software libero nella PA alla progettazione di siti web citizen friendly, dall’utilizzo dei social network nel dialogo con il cittadino al crowdfunding civico, dalla scuola digitale alle novità derivate dall’adozione del regolamento europeo eIDAS, il sistema che regolamenta le procedure di riconoscimento della firma digitale. 

 

È qui che bisogna puntare per trasformare una macchina vecchia e inaffidabile in un’agile e veloce auto da corsa. Partendo dalle persone, che rappresentano la parte viva della PA. E dall’esigenza di colmare il ritardo accumulato e di programmare la realizzazione di front office imperniati sulla totale informatizzazione e telematizzazione affinché, lavorando sulla semplificazione e l’ottimizzazione dei processi, è possibile garantire un servizio “digitale nativo”, cioè digitale dall’inizio alla fine, senza passaggi intermedi su carta che porterebbe vantaggi non solo in termini di riduzione dei costi e dei tempi, ma anche di eliminazione di dubbi e incertezze nei rapporti con la pubblica amministrazione. 

 

Da non sottovalutare inoltre che una digitalizzazione a pieno regime consentirebbe una gestione più efficiente del controllo dei documenti eliminando errori spesso dovuti a trascrizioni errate di dati. 

C’è da considerare poi che il discorso legato alla conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia del fatto che le informazioni siano preservate in modo integro e accessibile. Al contempo, implica una profonda re-ingegnerizzazione dei processi organizzativi interni. 

 

Basti pensare alle attività di verifica fiscale che possono essere supportate da modelli più efficaci di quanto è avvenuto fino ad oggi. Oppure all’esigenza di tenere sotto controllo la spesa pubblica e soprattutto i tempi di pagamento. O al fatto che la figura del conservatore dei documenti digitali è prevista obbligatoriamente per le pubbliche amministrazioni, perfettamente in linea con l’agenda digitale che il governo sta attuando. 

 

A tale proposito l’Università della Calabria ha istituito, per il prossimo anno accademico, l’unica laurea magistrale esistente in Italia tutta dedicata alla “Gestione e conservazione dei documenti digitali” allo scopo di formare i nuovi responsabili della gestione documentale.

 

Il corso di studi, sponsorizzato da Agenzia per l’Italia digitale, Engineering e Ntt Data Italia, prevede la collaborazione attiva con associazioni industriali e datori di lavoro del settore pubblico e privato. Per preparare coloro che potranno trovare occupazione grazie a specifiche competenze digitali. 

 

Google sostiene che in Italia ci sono ben 100mila posti vacanti per mancanza di “digital skills”. In questo campo, c’è l’impegno dell’Agid con il progetto Spid. Obiettivo: garantire una maggiore alfabetizzazione informatica. E consentire al paese di voltare davvero pagina.  

 

Arturo Siniscalchi

Dirigente Formez PA e docente di avviamento al lavoro e funzionamento dei Centri per l’impiego presso l’Università Lumsa di Roma 

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